Las cortesías simples se han vuelto fáciles
de ignorar en el acelerado mundo de negocios de hoy.
“La
gente se considera demasiado ocupada para preocuparse de
cosas que no son importantes en forma directa para ellos”,
dice M. Kay duPont, expositora TEC y autora de “Etiqueta
de Negocios y Profesionalismo”.
Ella
recomienda a personas de todo nivel gerencial cuidar sus
modales –porque es lo que hay que hacer, y porque
descuidos pueden costar dinero. Considere, por ejemplo,
lo que le sucedió a Gary Kildall, el inventor del
primer sistema operativo para una computadora personal.
¿Escuchó alguna vez hablar de él? Seguramente
no, y la razón es que aunque tenía una importante
cita con IBM para instalar su sistema en sus computadoras,
Gary decidió que esta cita no era tan importante
como salir a volar ese día. Entonces la gente de
IBM decidió llamar a Bill Gates.
Esta
historia es un ejemplo del tipo de egocentrismo que gobierna
las
acciones de mucha gente hoy. “Tendemos a vernos a
nosotros mismos en el centro de lo que pasa a nuestro alrededor”,
explica M. Kay DuPont.
DuPont
dice que conoce a mucha gente cuyos malos modales significaron
no ser contratados o promovidos, y en algunos casos, incluso,
fueron echados. “En un caso, me contrataron para hacerle
coaching a un hombre que era el número dos en una
universidad. Era una persona físicamente grande,
se acercaba demasiado a la gente, y hablaba siempre en voz
muy alta. Me pagaron buen dinero para que le dijera que
no se acerque tanto y que bajara el volumen de su voz”,
dice duPont. Y aunque él entendió lo que ella
decía, rehusó cambiar y perdió su puesto.
Un
recordatorio de la Etiqueta de Negocios
La
mayoría de nosotros aprendimos buenos modales de
chicos. Pero la presión de los negocios hoy, y los
desafíos de las nuevas tecnologías –e-mail
y teléfonos celulares– han creado algunos problemas
nuevos.
Aquí
les paso algunos recordatorios para que compartan con toda
la gente en su empresa:
–
Hable con la gente. Salúdelos. Trátelos como
seres humanos.
Honre las llegadas y partidas de la gente. Diga “buen
día” y “buenas tardes”. “Escucho
muchas quejas de empleados sobre este tema. Dicen: ‘Lo
menos que podría hacer es saludarme a la mañana’.
La gente se da cuenta de estas cosas”, explica duPont.
De
CEOs y gerentes de primera línea, Kay recibe la siguiente
excusa: “No era mi intención. Estoy perdido
en mis propios pensamientos”. Pero ella recomienda
que se imaginen cómo sus acciones –o inacciones
– se ven en otros.
“Si
usted está constantemente pidiendo perdón
a la gente, es una señal de que algo está
mal”, dice duPont.
–
Devuelva sus llamados. Dentro de las 24 horas es lo mejor,
pero al menos dentro de las 48 horas. “Si no quiere
llamar, haga que otra persona devuelva el llamado, aun para
decirles que vuelvan a llamar en seis meses”, ella
sugiere.
–
Responda inmediatamente sus e-mails, aun si todavía
no tiene respuesta. “Puede
deci, ‘Leí el mail, te contestaré en
una semana’, y es mucho mejor que no dar respuesta”,
dice duPont.
–
Apague su celular en público, o déjelo en
vibrador. “Estuve
en tres restaurantes en Atlanta hace poco, en cuyos menúes
tenían impreso: ‘Prohibido Fumar y Prohibido
Celulares’”, dice duPont. Si
tiene que usar su celular, encuentre un lugar privado donde
tener la conversación. La
gente que hablar por celular interrumpe reuniones, almuerzos
y hasta las preparaciones de vuelo de las aerolíneas.
“Tome su llamado afuera, en el pasillo o en el baño”,
sugiere duPont.
–
Honre el poder de notas de agradecimiento y reconocimiento
escritas a mano. “Las notas escritas a mano son valiosas
porque se hacen con tan poca frecuencia”, dice duPont.
“Mi cumpleaños fue ayer. Tengo muchos amigos,
así que recibí varios e-mails, pero sólo
dos tarjetas. Las tarjetas siguen en mi escritorio, pero
los e-mails fueron archivados hace rato”.
Si
alguien los invita a almorzar o cenar, o les envía
un regalo, debería recibir una nota de agradecimiento.
Es un reconocimiento importante por sus esfuerzos e intenciones.
“Enviamos
a nuestros mejores clientes un regalo el día de acción
de gracias. Uno de diez nos agradece de alguna forma. Este
no es un buen índice para profesionales”, comenta
duPont.
–
Tarjetas de cumpleaños, notas de felicitaciones y
otros reconocimientos son importante para la gente.
–
Reconocer logros y metas alcanzadas es una manera de demostrar
respeto y cuidado por otras personas.
–
Exprese simpatía de manera adecuada. Cuando
muera un ser querido de algún conocido suyo, es apropiado
reconocer la pérdida con al menos una tarjeta. Un
llamado telefónico expresando condolencias siempre
es apreciado, y atender el servicio funerario es la mejor
forma de demostrar respeto. Al
reconocer que la pérdida de alguien perdura con el
tiempo, uno debería mantenerse en contacto y a disposición
durante el período de luto.
–
Un apretón de manos –y mirarse a los ojos–
transmiten mucha información. Aun
cuando esté apurado, distraído o cansado,
es importante tomarse el tiempo para dar un firme apretón
de manos y mirarse a los ojos con una expresión de
interés. Cualquier cosa menor a ésta se recibe
como bajo interés.
“Nunca
ofenderá a alguien al usar buenos modales”,
dice duPont, “pero se puede fácilmente ofender
a alguien al no usarlos”.
