Entre febrero y marzo, todas las grandes Compañías llevan a cabo su convención anual de ventas. La industria farmacéutica, las empresas de consumo masivo, los bancos, las automotrices o las compañías de seguros, organizan este encuentro con todo su equipo comercial, de ventas, marketing, etc., para lanzar nuevos productos, coordinar campañas de comunicación, publicidad y ventas, presentar los objetivos anuales y analizar cómo se llegará a alcanzarlos… En síntesis, estos encuentros se convierten en el puntapié inicial del año.

En los últimos años, la expansión económica hizo que las convenciones se fueran sofisticando, y comenzaron a convertirse en verdaderos viajes de incentivo. Así, muchas veces sumaron destinos exóticos y actividades lúdicas más aptas como reconocimiento al desempeño que como ejes de una jornada laboral.

Pero las cosas cambiaron mucho desde los últimos meses de 2008, y el nuevo contexto hace que haya que repensar estos eventos, como seguramente sucederá con tantas otras acciones corporativas a realizarse en 2009.

Hay empresas que están pensando en cancelar las convenciones. Otras analizan reemplazarlas por reuniones más sencillas en la propia empresa o en un salón en Capital, y con sólo una jornada de duración, o tal vez medio día. La gran pregunta es si los resultados serán los mismos.

¿Cómo deben ser, entonces, estas convenciones modelo 2009, post-crisis financiera internacional?

¿Se hace o no se hace?

Sabemos que las empresas tuvieron que reacomodarse a un escenario distinto porque el mercado se fue achicando, pero siguen necesitando vender (y quizá más que antes). Por otra parte, a su vez la competencia será más agresiva, pues las otras compañías del rubro también necesitan mantener o acrecentar sus puntos de share. Por ende, para lograr los objetivos propuestos las empresas deberán poner en juego la creatividad, trabajar más y mejor en equipo, comprometerse en mayor medida y “meter” más pasión a la tarea. Además tendrán que gestionar el clima interno y los temores del personal, que en un contexto de incertidumbre son mayores que unos meses atrás (y no podemos ni debemos obviarlos, ya que impactarán directamente en los resultados).

Teniendo en cuenta todo esto, y sabiendo que la diferencia la hacen las personas, en primer lugar surge claramente que la convención debe hacerse, más que nunca.

Porque la gente necesita estar motivada para marcar la diferencia: para tener claros los objetivos, para contar con la mayor cantidad de herramientas posibles a su alcance, y para poder trabajar en equipo y lograr mejores resultados. Esto puede lograrse aun en un contexto de crisis e incertidumbre, y la convención colabora, sin lugar a dudas.

Y además, debe hacerse porque el “no hacer nada” implica enviar hacia adentro un mensaje que no va a colaborar con el logro de los objetivos de la Compañía. Si no se hace, el personal puede preguntarse: “¿Se trata de austeridad? ¿O será un presagio de que se acerca una reducción de gastos, y puedo estar dentro del grupo que será “reducido”? Y en el imaginario colectivo surgirán muchas otras dudas y temores (que siempre superan a la realidad), desmotivando y sembrando indecisión.

Menos pompa

Queda entonces el segundo interrogante, que es si reemplazando “el gran despliegue de recursos” será posible obtener los mismos resultados.

Muchas empresas no están en condiciones de organizar convenciones esplendorosas como las de años pasados, por lo que habrá que revisar la columna de gastos para evaluar qué puede soslayarse. En principio, seguramente se apuntará a reducir la cantidad de días, repensando además el destino y el hospedaje.

Pero el eje de la convención no debe pasar por “la cáscara” (el lugar, las comidas, las actividades), sino por el contenido que se le brinde al personal convocado, que es lo que les va a dar recursos para el logro de resultados concretos. Y en 2009, en lo que verdaderamente habrá que poner el foco es en brindar al equipo de ventas las herramientas concretas para enfrentar el nuevo desafío: cómo vender en tiempos de crisis.

Muchas veces pareciera que la cuestión pasa por elegir un lugar, y luego ver qué es lo que se puede hacer allí. Hay muchos lugares para organizar una convención de ventas, pero realmente creemos que el secreto pasa por generar un concepto, que conduzca a un evento con mucho contenido, y a partir de allí seleccionar el lugar que permita concretar esa idea.

Por ejemplo, se puede pensar en una propuesta que apunte al logro de objetivos en un contexto hostil y con recursos muy escasos, planeando estratégicamente cómo llevarlos a cabo en un entorno que acompañe el planteo.

Respecto a las actividades, también se deben plantear en función de un objetivo concreto: coordinar la realización de un video motivacional en equipo va a resultar mucho más valioso que una comida ostentosa, y brindar una buena capacitación (con su correspondiente anclaje en la realidad y en el día a día que vive la empresa) puede ayudar a obtener mejores resultados que rentar un avión hacia algún un destino remoto, por exótico que sea.

El eje debe ser el concepto

¿Cómo encontrar la idea o el concepto adecuado? Sin dudas, uno de los puntos más importantes a tomar en cuenta para este año será la sinergia: la integración de dos o más elementos, pero de una manera tal que aproveche y maximice las cualidades de cada uno, dando como resultado algo más grande que si simplemente los sumáramos. La sinergia permitirá aprovechar y maximizar las características personales y profesionales de cada empleado, para obtener un resultado más fuerte y potente que si trabajaran cada uno por separado.

Hay una serie de aspectos, como contratar un hotel y coordinar traslados, contratar los elementos técnicos para cada presentación (sonido, pantallas, etc.) que siempre son importantes. Pero en este momento (más que nunca) hay que buscar quien colabore con definir la idea-fuerza que se convertirá en el eje de la Convención, cómo comunicarla, qué actividades realizar...

Y para ser coherentes con esta idea, todos los especialistas debemos trabajar codo a codo para ayudar a que la organización logre los resultados que espera. Por eso creo que este es el momento de aplicar más que nunca en la realidad todos esos conceptos que las Compañías vienen pregonando desde hace años: trabajar en equipo. Debemos aprovechar las fortalezas de cada uno (de los de adentro y de los terceros) y ponerlas al servicio de los objetivos de la Empresa.

Para eso proponemos reunir al Organizador de Eventos, a la Agencia de Publicidad, las consultoras de Recursos Humanos y Relaciones Públicas, y las Gerencias de RR.HH., de Marketing y de Ventas, para que “juntos”, cada uno desde su mirada, colaboren para generar la Convención estratégicamente adecuada que sirva para conseguir las metas propuestas para este 2009.