La comunicación interna es vital para el adecuado funcionamiento de cualquier organización. En algunas, su papel es crucial para alcanzar objetivos y metas, y debería ser así en todas. Aunque la planificación y fijación de metas suelen ser responsabilidad de áreas como Dirección, Comercial y Finanzas, o incluso del Consejo de Administración, involucrar a la comunicación en este proceso conduce a mejores resultados.
La planificación estratégica de una organización no puede obviar la comunicación. Aunque los responsables establezcan objetivos y estrategias, si los empleados desconocen hacia dónde se dirige la empresa y cómo se pretende alcanzarlo, es poco probable que trabajen conjuntamente para lograrlo y los resultados pueden ser decepcionantes.
Es aquí donde entra en juego la comunicación interna. Cuando se integra la comunicación en la planificación estratégica y se involucra desde el principio, se piensa en formas adecuadas de involucrar a los empleados en los planes globales. Esto permite que la comunicación cumpla su función y que se alcancen los resultados esperados.
La función de la comunicación en las organizaciones abarca una variedad de aspectos esenciales:
- Difundir los planes y acciones de la empresa entre el personal de manera oportuna.
- Involucrar al personal desde el inicio en dichos planes y acciones.
- Unificar criterios sobre cómo llevar a cabo lo planeado.
- Establecer o reforzar las bases de las prácticas organizacionales.
- Dirigir los esfuerzos del personal hacia un objetivo común.
- Resaltar la importancia del trabajo diario de cada empleado para alcanzar los objetivos.
- Destacar la contribución individual al resultado final.
- Facilitar la aceptación de las tareas y la forma de llevarlas a cabo.
- Superar la resistencia al cambio, si existe.
- Crear conciencia sobre la responsabilidad compartida en la labor realizada.
- Hacer partícipes a todos los empleados de los resultados obtenidos.
La comunicación interna va más allá de simplemente informar y coordinar actividades. Se trata de captar la atención y confianza del personal, involucrarlos en los planes, convencerlos de su importancia y hacerles saber que su contribución impacta en el éxito de la organización.
Sin embargo, la congruencia es fundamental. Si lo que se comunica no se refleja en las acciones de la organización, la comunicación pierde credibilidad y los resultados se verán afectados. Por eso, es crucial que la comunicación sea considerada como un elemento clave en la planificación estratégica, permitiendo que tanto los mensajes como las acciones estén alineados para lograr los objetivos.
Los líderes de la organización, con la participación activa de la comunicación en la planificación estratégica, se convierten en agentes que refuerzan los mensajes y facilitan la ejecución de las acciones. Cuando todos trabajan en la misma dirección, se crea una corriente que impulsa los esfuerzos hacia el éxito.
En resumen, la congruencia entre lo que se comunica y lo que se hace es fundamental para el éxito de la comunicación interna y, en última instancia, para el éxito de la organización en su conjunto.