Muchos responsables de Recursos Humanos deben hacer frente a la expatriación de los ejecutivos de la empresa o deben contratar a candidatos exteriores para cumplir con una misión en el extranjero. La expatriación es un proceso complejo que debe ser planificado con tiempo. En este artículo hemos tratado de poner de relieve los puntos claves para facilitar esta tarea.  

Calcular el presupuesto de la “expatriación”

Los profesionales de Recursos Humanos deben conocer el costo de la vida en el país de destino para poder determinar las necesidades del empleado. Estas informaciones se pueden encontrar en algunos sitios web como Directmoving.com, donde se pueden encontrar estimaciones del presupuesto de un expatriado y de su familia, país por país. Además, el sitio ofrece informaciones sobre los diferentes sistemas tributarios. Pero para obtener informaciones precisas es necesario recurrir a los servicios de un consultor.

Para poder calcular el costo de un empleado para la empresa, se debe realizar un estudio sobre los impuestos que han de ser pagados en el país de destino, además es necesario saber si existe una convención fiscal entre el país de origen y el de destino. La empresa debe conocer con exactitud las condiciones de residencia fiscal, los porcentajes de tributación, los beneficios y las deducciones fiscales posibles, así como las condiciones de cotización al régimen de seguridad social del país en cuestión.

La empresa debe determinar también los costos que va a tomar a su cargo: el alojamiento temporal, los pasajes de avión para regresar una vez por año al país de origen, el seguro de salud o los beneficios que piensa proponer al empleado.  

Los criterios de selección de los candidatos

Una vez que se ha establecido el presupuesto necesario, la siguiente etapa consiste en comenzar a buscar los apoyos logísticos necesarios. Antes que nada, se deben realizar las diferentes gestiones consulares para la obtención de visas, permisos de trabajo o de residencia. A menudo la obtención de estos documentos suele tomar bastante tiempo (variable de un país a otro).

El responsable de Recursos Humanos debe tener conocimiento de los documentos necesarios para enviar los efectos personales del empleado hacia el país de destino. Por ejemplo algunos países, como Australia, tienen condiciones específicas sobre la importación, y en China es necesaria una prueba de residencia antes de importar cualquier tipo de objeto. La embajada del país puede informar y asesorar sobre todos estos detalles.  

Seleccionar al mejor candidato

La primera decisión importante que debe tomar el responsable de Recursos Humanos es saber si existe un candidato interno que pueda cumplir con esta misión, o si será necesario contratar a alguien del exterior.

Varios factores deben ser tomados en consideración, sobre todo el nivel lingüístico del candidato y su conocimiento del país de destino. Obviamente, alguien que ya haya tenido una experiencia en el extranjero es el candidato idóneo. Pero antes de tomar una decisión, se deben tomar en cuenta las competencias y ciertas variables como la familia del candidato.

Si el cónyuge trabaja, ¿podrá encontrar fácilmente un empleo en el nuevo país? En ese caso, el cónyuge necesitará también ayuda para encontrar un empleo. Si el empleado tiene hijos en edad escolar, se deben tomar las disposiciones para la inscripción de los chicos en una escuela internacional.

Si se ha tomado la decisión de contratar a un candidato exterior, el método de selección debe ser determinado minuciosamente. Sin embargo, el responsable de Recursos Humanos puede recurrir a uno de los múltiples sitios internet que proponen candidatos en el mundo entero.  

Negociar el contrato

Una vez que se haya encontrado al candidato ideal, se debe negociar el contrato de trabajo. Es necesario que el empleador y el empleado expongan sus puntos de vista para que quede claro lo que cada uno de ellos espera del otro.

El lugar de trabajo es una cuestión que ha de ser tratada de manera muy detallada. El empleado debe saber precisamente no sólo el país en el cual va a trabajar, sino también la localización exacta de las oficinas y la zona geográfica de la actividad profesional.

El empleado debe tener conocimiento de la duración exacta de la misión. Si la duración depende de ciertos objetivos específicos que han de alcanzarse, debe conocer por lo menos el período estimado. El contrato debe precisar también si hay un período de prueba y cuánto tiempo va a durar. Además, el empleado debe saber bajo qué criterios va a ser evaluado durante este período.

El contrato debe especificar cuáles serán las funciones y obligaciones, así como las responsabilidades y objetivos que el empleado ha de cumplir durante la misión. El candidato debe estar informado de las personas que estarán bajo su responsabilidad.

El contrato debe estipular el salario anual que el empleado va a recibir, al igual que las primas y aumentos que recibirá durante la misión. El candidato debe saber exactamente en qué se basan estos aumentos: si se trata de logros personales o de aumentos que se hacen a todos los empleados.

El contrato debe incluir también todos los detalles concernientes a los beneficios que el empleado va a recibir y los límites de los mismos: casa, coche, personal doméstico, alojamiento temporal, etc. La empresa puede proponer también un viaje para buscar una vivienda en el país de destino.

Si la empresa pone a disposición del empleado un automóvil, se debe precisar si se tratará de un vehículo que pertenece ya a la empresa o de un vehículo nuevo. Además, se debe determinar si el empleado puede usarlo con fines personales y si es responsable de los gastos de mantenimiento y del costo de las reparaciones.

Si la empresa reembolsa los gastos de escolaridad, el monto debe ser establecido. Además, se especificará si se requiere una contribución por parte del empleado.

Es necesario incluir también en el contrato el número de viajes pagados que pueden ser efectuados hacia el país de origen y si el empleado debe contribuir con estos gastos para él o para los miembros de su familia. Se debe establecer también el tiempo mínimo que el empleado debe permanecer en el país de destino antes de poder efectuar el primer viaje hacia el país de origen.

El contrato especificará también las vacaciones a las cuales tendrá derecho el empleado, así como también los días feriados que son respetados en el país de destino.

El contrato debe indicar cuál es la responsabilidad de la empresa en caso de desempleo y definir cuál será el monto de las contribuciones del empleado. El empleado debe saber si el seguro protege a la familia y, si no es el caso, si debe pagar un seguro adicional y cuál será el monto de dicho seguro.

El reembolso de los costos de la mudanza debe ser especificado, así como también el monto límite de este reembolso. Si el empleado es responsable de los documentos necesarios para la importación de sus efectos, esto debe ser estipulado en el contrato.

Si el contrato se puede renovar, las condiciones deben ser explicitadas en el primer contrato.

A pesar de todas las precauciones que son tomadas, no todas las expatriaciones son un éxito. Es por eso que en el contrato se debe prever una cláusula de ruptura, las circunstancias de esta cláusula deben ser establecidas de manera clara y precisa, así como también la jurisdicción responsable en caso de conflicto.

Preparar la mudanza

Se debe prever un alojamiento temporal y la vivienda definitiva del empleado. Esto implica tener un buen conocimiento del mercado inmobiliario del país o el tener que recurrir a los servicios de una compañía de relocalización, lo cual disminuye los costos de hotel y evita la pérdida de tiempo para el expatriado.

Si la empresa no paga el alojamiento temporal, el tiempo de transporte de los efectos personales del empleado debe ser establecido de manera clara. Además, es posible que el empleado y su familia necesiten un alojamiento temporal antes de partir, una vez que la mudanza de los efectos haya sido efectuada.

Dependiendo de la experiencia del empleado y de su nivel de conocimiento del idioma, la empresa debe prever cursos de idiomas y de preparación cultural. Hoy en día existen muchas soluciones de e-aprendizaje intercultural.

Para estar seguro de que la expatriación será un éxito se aconseja hacer que tanto el empleado como su familia sigan un seminario de formación intercultural. Existen dos tipos de formaciones: una para los hombres de negocios y otra exclusivamente reservada a las familias.  

Asistencia durante la misión

El nivel de ayuda y asistencia es variable, según el tamaño de la empresa. Las grandes corporaciones como Shell o Schlumberger tienen toda una red intranet disponible para los empleados y sus cónyuges. El empleado debe tener muy claro antes de partir la ayuda que la empresa podrá prestarle tanto a él como a su familia una vez en el país de destino.  

Preparar el regreso

Es muy importante poder preparar el regreso del empleado al país de origen. Muchos estudios muestran que más del 40% de los empleados que son repatriados abandonan la compañía tras el regreso al país.

A menudo las empresas dejan de lado la cuestión del retorno y arriesgan de esta manera la inversión que representa un empleado que ha adquirido una experiencia en el extranjero.

El choque cultural del retorno puede ser difícil de superar para las familias, es por eso que un programa de adaptación es igualmente necesario.

Profesionalmente, un repatriado estará muy preocupado ya que espera ser colocado en una posición en relación con su nueva experiencia. Las preocupaciones personales conciernen el alejamiento de la familia y de los amigos. Además los hijos de expatriados deben enfrentar la ansiedad de volver a la escuela y de adaptarse nuevamente al país.

En conclusión, es prácticamente imposible anticipar todas las eventualidades, pero esta lista le puede ayudar a evitar los problemas o los malentendidos más frecuentes.