A la hora de planificar una convención, es muy común que a las empresas les resulte complicado organizar una propuesta que equilibre trabajo con placer. Más aún cuando la actividad implica trasladar a sus ejecutivos a destinos novedosos, que lógicamente despiertan deseos de salir a conocer. Muchos socios de AOFREP (Asociación de Organizadores de Fiestas, Reuniones Empresariales y Proveedores de la República Argentina) se dedican a la organización de eventos empresariales y viajes de incentivo, por lo que podemos sugerir algunas formas para lograr este delicado equilibrio y que la propuesta resulte un éxito.

Definir los objetivos

¿Se trata de un incentivo al desempeño, o de una convención de ventas? Muchas empresas no tienen claro qué quieren lograr con el viaje, y esto genera que la elección del destino no siempre sea la adecuada.

- Si algunos de los objetivos son, por ejemplo: premiar a los participantes; lograr una integración de todos los niveles de la compañía; generar espacios para trabajo y/o para el relax, quizá no sea necesario optar por lugares demasiado exóticos. Con creatividad, estos objetivos se pueden cumplir en cualquier destino.

- En cambio, si se trata de sorprender y agasajar a los mejores de su fuerza de ventas, por ejemplo; darle una sana envidia a los que no llegaron a cumplir los objetivos y por eso no viajaron, o posicionarse como innovador en el desarrollo de sus convenciones motivacionales, lo mejor es consultar a un profesional para elegir juntos cuál será el mejor destino para su gente.

Para la elección del destino, hay que tener en cuenta además, el nivel socio cultural y la experiencia previa de los participantes. Un viaje de incentivos puede ser un día en una estancia tanto como un viaje a Grecia, por lo tanto es fundamental indagar muy bien las características de los participantes.

Trate que durante la convención la gente experimente situaciones que solo se pueden dar en el contexto de un viaje con la compañía. En nuestra experiencia, muchos participantes ya conocían el destino, pero la diferencia fue lo que vivenciaron en esta ocasión.

Definir la agenda de todo el evento

Es fundamental planificar las actividades que se van a realizar durante todo el viaje, para equilibrar el tiempo de trabajo. Algunas recomendaciones:

• No organizar reuniones laborales con presentaciones demasiado largas.
• Es mejor tener un espacio más breve de trabajo todos los días, que reunir todo en un solo día, ya que las personas se cansan y se desconcentran.
• No planificar reuniones de trabajo muy temprano, ya que eso predispone mal a la gente.
• No cargar demasiado las agendas: se trata de un viaje de trabajo que puede combinarse con placer, no de castigo.
• Tener en cuenta la diferencia horaria. Hay que permitir que la gente se adapte a los horarios locales, y tener en cuenta el horario de sol. Las reuniones que se realizan en pleno día, con los asistentes pensando en la playa o en la montaña, no son demasiado productivas. Se las puede realizar cuando el sol se pone; por ejemplo, 2 horas antes de la cena.

Permitir y facilitar el contacto con las familias

Muchas veces las tarifas telefónicas de los hoteles son muy costosas, o el costo de las llamadas de celulares también lo es, pero con la tecnología de nuestro lado, se pueden encontrar algunas maneras de que el participante tenga contacto con su familia al llegar a destino y aunque sea una vez durante su estadía. Por ejemplo:

• Instalar Skype en notebooks de la compañía. Hoy todos los hoteles tienen conexión wi fi, y el costo de los servicios como Skype es muy económico.
• Compre tarjetas telefónicas prepagas y cárguelas en celulares, o sugiera el uso de teléfonos públicos.

El espacio de convivencia entre todos los niveles de la compañía es fundamental para la integración, mejora la comunicación, rompe barreras de niveles jerárquicos, ayuda a que la gente se conozca en otro contexto.

Permitir y facilitar el contacto con el destino

Desde la organización del viaje, resulta muy positivo prever las maneras en que los participantes puedan conocer el lugar, de modo que no tengan necesidad de hacer una “escapada”.

Una buena idea es proponer una agenda de excursiones y paseos.

Por otro lado, brindar una breve reseña del lugar, sus características, su historia y su cultura ayuda a poner en contexto más rápidamente a los participantes.

También se debe dejar espacio para que los viajeros disfruten del hotel y todas sus instalaciones, ya que la mayoría de nosotros no tenemos acceso a gimnasio, spa, piletas, masajes, canchas de tenis, fútbol, recreación, mar y sierras todos los días.

Otras cosas a tener en cuenta:

• Los tiempos de viajes.
• Los traslados in-out a los hoteles.
• Las posibles demoras de las conexiones.
• La hora del check in y del check out en los hoteles (según la cadena a la que pertenezcan, pueden tener diferentes horarios).