Cada
vez son más las grandes –y no tan grandes–
empresas que apuestan por poner en marcha medidas de
cara a la conciliación de la vida laboral y familiar.
Este fenómeno, que se me antoja imparable, debe
hacernos reflexionar sobre dos aspectos: ¿se
trata de un plan de marketing con vistas a purgar malas
prácticas? o, por el contrario, ¿es el
resultado de una política de dirección
de personas que asegura a medio y largo plazo una rentabilidad
adicional a la empresa?
La
jornada de 35 horas semanales, los permisos por maternidad
y lactancia, las reducciones de jornada o la excedencia
parental, son realidades que han visto la luz en los
últimos años. Logros sociales que empleados
y empleadores del siglo XXI ven como cotidiano. No era
ese el panorama hace unas cuantas décadas.
Pero
me gustaría extender esta cuestión a la
jornada del directivo. ¿Acaso el directivo tiene
un horario? Debería tenerlo, aunque sólo
fuera por aquello de “mens sana in corpore sano”
que nos anunciaba Junio Juvenal, el poeta latino. Vayamos
por partes. Organizamos nuestra actividad, dedicamos
un precioso tiempo a planificar, tomar decisiones o
realizar reunirnos. Todo esto es tiempo de trabajo.
Tiempo que, nosotros más que nadie, debemos gestionar
como oro, como la vida misma.
Desde
aquí, me gustaría detenerme para analizar
algunos de los síntomas que nos indican que algo
no marcha del todo bien en cuanto a la gestión
de nuestro tiempo. También apuntaremos unos guiños,
que suelen ser rasgos comunes a todos los directivos
en cuanto a su utilización del tiempo, para finalmente
tratar de avanzar algunas notas sobre cómo prevenir
este mal y de paso mejorar nuestra calidad de vida.
Síntomas
de una mala gestión del tiempo
Reuniones
sin hora de finalización o, lo
que es peor, con hora de finalización que jamás
se cumple.
¿Cuántas veces nos reunimos y sólo
conocemos dos o tres aspectos de la reunión?:
la hora de comienzo, el lugar y las personas con quien
nos reuniremos. A veces conocemos el motivo principal,
motivo que inexorablemente deriva en otros motivos también
importantes y vitales para la empresa y, por tanto,
hay que abordarlos. Son reuniones que yo llamo "de
repaso". Suelen acabar por agotamiento o porque
hay otra reunión que precisa de alguno de los
asistentes a la primera.
¡Huyamos
de este tipo de reuniones! Cuestan dinero, horas y motivación
de nuestros directivos. Sólo en horas, podemos
hacer unos cálculos muy sencillos. Multipliquemos
dos reuniones a la semana, por tres horas, por 40 semanas,
por una media de 5 directivos, por una media de 60 euros
la hora y obtenemos el dinero que más o menos
perdemos en reuniones de este tipo: 72.000 Euros al
año. Esto es aplicable a una empresa de no más
de 1.000 empleados y no más de 40 directivos.
¿Cómo
remediarlo?
Un
tratamiento sintomático más una buena
terapia de base. Contra los síntomas, imprescindible
conocer el motivo, el lugar y las personas, sí.
Requisito higiénico imprescindible, conocer la
hora de comienzo y la hora prevista para finalizar la
reunión. Tratamiento de base. Entregar documentación
previa, junto al orden del día y aquello que
necesitan que nosotros preparemos o aportemos. Importante
también conocer al final las conclusiones, los
compromisos de tareas o los acuerdos. Deberíamos
hacer reuniones con un mínimo de rigor, aunque
sólo sea por obtener mejores resultados, que
no es poco.
¿Tienes
un minuto?
Son
los que se acercan al despacho, te formulan la pregunta
infalible que sólo tiene una respuesta válida.
¿Tienes un minuto? Cómo no, ¿qué
se te ofrece? Y siempre caemos. Son más hábiles
que nosotros. Ni qué decir que ese minuto, una
vez que han abordado nuestra "goleta", dura
lo que el aburrimiento y la paciencia tardan en ponerse
de acuerdo.
Hay
remedio. Pues debería tener varias
respuestas, del tipo de "Ahora mismo no lo tengo,
pero te aviso más tarde y me lo comentas";
o esta otra: "Cómo no, en cuanto termine
este asunto estoy contigo y seré todo oídos".
¿Verdad que es fácil?
Reuniones
informales
Son
como las primeras pero "a traición".
Suelen durar menos, eso sí, pero también
nos roban tiempo.
Remedio
mágico. Huye a todo tren de las
reuniones informales, detecta los prolegómenos
de ellas. Una cosa es escuchar o estar abierto a propuestas,
y otra bien distinta es analizar de forma colegiada
cada paso que tengamos que dar. Insisto, aléjate
de las reuniones informales mientras estés a
tiempo. Si no sabes por qué, es que te sobra
el tiempo o te faltan tareas.
Correos
electrónicos
Son
una especie de "ciberpiratas domésticos"
que con la ayuda de las nuevas tecnologías potencian
su eco. Y si además le adjuntamos una presentación
en Power Point con unas fotografías de icebergs,
perritos o caras de otros pueblos, junto a frases propias
de un reciclaje sórdido de Gandhi, Teresa de
Calcuta o Tagore, tenemos la combinación perfecta
que ni el propio Albert Einstein hubiera imaginado:
espacio y tiempo. Nos saquean el espacio y el tiempo.
El espacio, porque una presentación de este tipo
suele ocupar mucho y además, suele ser un reenvío
múltiple. El tiempo por lo que antes decíamos.
A veces nos advierten de algún tipo de virus,
troyano o vaya usted a saber, cuando resulta que el
peor de los virus es precisamente ese, el que te ha
llegado de manera repetida avisándote que borres,
no abras, difundas o envíes no se qué
a no se qué otra dirección.
¿Hay
remedio? A grandes males… restringe
tu dirección de correo electrónico y no
formes parte de listas de las que no sabes muy bien
el origen o la finalidad. Prepara de forma automática
una regla con el asistente del correo para que este
tipo de mensajes vaya directamente a otro lugar y puedas
decidir si abrirlo o no.
Bueno,
tampoco se trata de convertirnos en seres incomunicados
de férrea disciplina con respecto al tiempo y
a las relaciones. Que no se trata de eso, todo lo contrario,
pero sin perder de vista que nuestro tiempo es perecedero.
De lo que sí se trata es de que tomemos conciencia
de ello y apliquemos la máxima de aristotélica:
"la virtud está en el término medio".
Rasgos
comunes con respecto a la gestión del tiempo
Con
alguna variación individual, podríamos
asegurar que existen rasgos comunes y que se transforman
en conductas propias.
Una
sensación de que el día se queda corto
y de que con un par de horas más que tuviese
nos bastaría. Pues no, sólo se trata de
una sensación relativa a la percepción
del tiempo que ya malgastamos.
Cuando
nos marchamos en horario "normal" nos da la
impresión de que nos estamos escapando o tomando
tiempo a cuenta de lo mucho que ya trabajamos cuando
nos quedamos hasta las tantas. Otro fallo: cuando hay
que irse porque queremos ver a nuestro hijo en el partido
de baloncesto, lo decimos y no nos inventamos las revisiones
del coche o las citas del dentista.
Bueno,
me marcho pero cargo el ordenador y meto todos los papeles
en la carpeta para leerlos en casa. ¿A qué
hora, antes o después de la cena cuando ponen
ese programa en la tele? Al final, lo que hacemos es
pasear la cartera y el ordenador. Para lo único
que nos sirve es para sentirnos más unidos al
despacho.
Medidas
preventivas.
Tu tiempo es tu vida y sólo a ti te pertenece
Y
si trabajas en una empresa en la que tus jefes piensan
lo contrario, tal vez deberías plantearte que
no te conviene. No digo que te marches, digo que no
te conviene, aunque tú a ellos está claro
que sí.
Primera
medida: Planificación
de tareas. Si no sabes a qué hora
vas a salir, es fácil sospechar que te entretengas
en mil cosas, pensando que en el tiempo cabe todo. Planifica
tu día sacando el máximo provecho al tiempo.
Hazlo de manera rigurosa, agrupa las tareas y no caigas
en los estímulos que te van a sonsacar a lo largo
de la jornada. Los estímulos pueden hacer que
veas como urgente aquello que no lo es. Tus objetivos
los marcas tú cada día. Planifica pues,
lo importante, prioriza lo urgente y comienza a trabajar
en aquello que ves como inalcanzable, pero que tienes
que abordar. Esto a la larga se nota, lo notas tú
y lo notan los demás.
Segunda
medida: Control del tiempo. Una vez que
has planificado el día, controla el tiempo. Dedica
el tiempo necesario a cada cosa, ni más ni menos.
Cada tarea tiene su tiempo, no por darle mil vueltas
más de las previstas vamos a solucionarlas. A
veces es mejor sedimentar el pensamiento y retomarlo
con energías renovadas.
Tercera
medida: Señales de alerta. Coloca
señales de alerta en tu despacho, evita los merodeadores
del ¿tienes un minuto? Ya los conoces, no son
malas personas, son colegas y en algunos casos amigos,
pero evita que ello te cueste el tiempo siempre a ti.
Da a conocer que en determinadas horas tu tiempo es
sagrado porque lo dedicas a trabajar. ¿Te resulta
obvio? Pues, mejor. Pon reglas a tu correo con respecto
a los tantras y perritos que te envían. No digo
que los borres, simplemente no los alimentes, no le
dediques más tiempo que el que te tome detectarlos.
El correo electrónico nos roba mucho tiempo,
sácale partido a las nuevas tecnologías,
evita que te lo saquen a ti.
|
Póngase
cómodo y sorpéndase con todos los beneficios que tenemos
para usted.
