Por Miguel Ángel Aguirre
Presentación
Este trabajo busca esclarecer el concepto y las aplicaciones del Benchmarking en la empresa, entendiendo y aplicando los métodos de trabajo existentes, así como los aspectos más importantes de esta herramienta.
Introducción
¿Qué es el Benchmarking? ¿El Benchmarking implica copiar? ¿Cómo se aplica el Benchmarking?
Objetivos
- Comprender los conceptos y las posibles definiciones del Benchmarking.
- Aprender sobre los diferentes tipos de Benchmarking.
- Aplicar diversas técnicas y metodologías de Benchmarking.
Introducción
El Benchmarking es un concepto que comenzó a utilizarse hace unos veinte años, en muchos casos más en teoría que en práctica. Sin embargo, no fue hasta los años ’90 cuando las principales empresas a nivel mundial comenzaron a interesarse en este tema.
La creciente competencia a la que se enfrentan muchas compañías las ha obligado a buscar recursos y técnicas innovadoras para poder competir. Una de estas técnicas es el Benchmarking.
Inicialmente, en los años ’80, la idea del Benchmarking era comparar empresas estadounidenses con las japonesas. En la actualidad, el Benchmarking consiste en comparar tu empresa con la mejor del mundo.
Es posible que hayan escuchado hablar del Benchmarking pero no del Benchmarketing. En esencia, es el mismo concepto, pero utilizamos Benchmarketing para enfatizar la función comercial o de marketing.
Definiciones Posibles
Hay numerosas definiciones sobre este concepto. Sin embargo, de manera general, la mayoría de los autores coinciden, con algunos matices, en los principios fundamentales. Así, algunas posibles definiciones podrían ser:
- “Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores reconocidos como líderes en su sector.” (David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation)
Concretamente, Xerox Corporation fue la primera en aplicar el Benchmarking en 1979 como técnica y proceso competitivo frente a sus competidoras, formalizando y dirigiendo sus análisis a Fuji.
- Otras posibles definiciones:
- “Entendemos como Benchmarking al proceso de comparar y medir las operaciones de una organización o sus procesos internos/externos contra los de un reconocido líder de mercado, tanto interior como exterior al mercado de referencia.”
- “Al proceso continuo de medir y comparar una organización con las organizaciones líderes en cualquier lugar del mundo, a fin de obtener información que les ayude a ejecutar acciones para mejorar su desempeño, se denomina Benchmarking o estudios de desempeño comparativo.”
En la práctica, una organización que aplica Benchmarking busca analizar procesos de mejora en otras organizaciones, sean o no competidoras. Se trata de aprender basándose en la experiencia de los demás, no solo comparando productos, sino también procesos de fabricación, estrategias, organización, calidad, entre otros.
Es importante entenderlo como un proceso continuo de comparación, y no como un hecho puntual.
En muchas ocasiones, necesitamos un estándar de medida para evaluar la corrección de nuestros procedimientos. Necesitamos un punto de referencia.
- “Benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente” (Robert C. Camp).
Aunque podría parecer que se trata solo de «copiar» lo que otros hacen bien, en realidad, una empresa que aplica Benchmarking correctamente identifica qué hacen bien otras empresas e intenta mejorar sus propios procedimientos. Sin embargo, no todas las teorías se traducen en éxito práctico.
El Benchmarking nos ayuda a identificar dónde nos encontramos respecto a los mejores, aunque estos no siempre sean nuestros competidores.
- “El Benchmarking se suele hacer entre organizaciones que así lo acuerdan”.
- “El Benchmarking se centra en procesos y prácticas, y no solo en productos”.
Categorías
Existen diferentes categorías cuando hablamos de Benchmarking. Así podemos diferenciar:
- Benchmarking Interno
- Benchmarking Externo
- Competitivo
- Genérico
- Benchmarking Funcional
Benchmarking Interno
El Benchmarking interno se refiere a las comparaciones que podemos hacer dentro de una misma empresa, entre filiales o delegaciones. Esto es común en grandes compañías, donde se busca identificar qué procesos son más eficientes y eficaces dentro de la misma empresa. Se establecen patrones de comparación con departamentos o secciones para iniciar procesos de mejora continua.
Una limitación de este enfoque es que puede impedir ser conscientes de que los métodos internos son menos eficientes que los mejores externos, lo que dificulta tener una visión global.
Benchmarking Externo
Se divide en dos categorías: Benchmarking competitivo y Benchmarking genérico.
Benchmarking Competitivo
Este es el más conocido por las empresas. Consiste en comparar las ventajas y desventajas de nuestros competidores más directos a través de pruebas de comparabilidad e investigaciones, utilizando herramientas como la matriz DAFO (Debilidades, Amenazas, Fuerzas, Oportunidades) tanto para nuestra competencia como para nuestra propia empresa.
Benchmarking Genérico
Hay funciones y procesos que pueden ser similares en empresas de diferentes sectores. Por ejemplo, departamentos de contabilidad, facturación, control de stocks, logística, etc. Comparar las mejores prácticas de estas empresas puede ayudar a adaptar nuevos sistemas o procesos de mejora.
Esto nos permite observar cómo han funcionado tecnologías o métodos de trabajo en otras organizaciones sin necesidad de cometer errores a través de ensayo y error, lo cual es lento y costoso.
Benchmarking Funcional
En este caso, no nos limitamos a compararnos solo con los competidores directos de nuestros productos. Se puede utilizar información compartida entre empresas de diferentes sectores. La razón fundamental del Benchmarking funcional es que no tiene sentido investigar un proceso o sistema si ya existe en otra organización.
Técnicas y Metodologías
A continuación, presentamos algunas técnicas o métodos para aplicar el proceso de Benchmarking. Aquí están algunos pasos a considerar:
- Definir qué queremos analizar.
- Determinar qué clientes utilizaremos para obtener información de Benchmarking.
- Identificar los factores críticos de éxito o fracaso.
- Determinar el proceso de Benchmarking.
- Crear los equipos de trabajo necesarios, incluyendo equipos funcionales y equipos interfuncionales.
- Identificar quiénes serán las personas implicadas, como especialistas internos, especialistas externos y colaboradores.
- Determinar las funciones, tareas y responsabilidades de los equipos.
- Brindar formación a los empleados si es necesario.
- Programar actividades.
- Seleccionar las empresas a estudiar.
- Establecer redes de Benchmarking.
- Identificar qué empresas tienen las mejores prácticas en la industria.
- Formar acuerdos con los socios de Benchmarking.
- Desarrollar sistemas de recopilación de información.
- Identificar fuentes de información y documentación.
- Recopilar y organizar la información.
- Analizar la información y resumir los datos.
- Establecer diferencias entre ambas organizaciones.
- Identificar todas las ideas de mejora.
- Aplicar las mejoras.
- Desarrollar un plan estratégico para igualar y superar al mejor.
- Implementar y revisar el sistema.
Uno de los puntos clave de esta metodología es formar acuerdos con los socios de Benchmarking, identificando a personas de la empresa elegida que puedan facilitar la colaboración inicial. Es esencial establecer límites sobre qué información se puede divulgar.
Factores de Riesgo
- No seleccionar adecuadamente a la mejor empresa de referencia.
- Exceso de documentación e información.
- Falta de apoyo por parte de la Dirección.
- Ver el Benchmarking como un proceso puntual en lugar de continuo.
- Recursos inadecuados.
- Falta de compromiso entre los socios de Benchmarking.
- Objetivos amplios o mal enfocados.
- Personal no adecuado o mal capacitado.
- Resistencia al cambio o la innovación.
- Falta de voluntad o compromiso por parte de los socios.
- Calendarios poco efectivos.
- Falta de sistemas de control de Benchmarking.
- Objetivos de Benchmarking demasiado amplios.
Resumen
- El Benchmarking es un proceso de mejora continua.
- Se relaciona con procesos y prácticas, no solo con productos.
- Compara tus procesos o prácticas con los mejores de la clase.
- El objetivo es obtener mejoras de desempeño rápidamente.
- Se realiza entre organizaciones que así lo acuerdan.
- Los socios suelen ser de empresas de diferentes sectores.
- Debe verse como un proceso continuo.
- La meta es convertirse en el mejor, no solo mejorar.
- No consiste solo en copiar, requiere compromiso de la Dirección y voluntad de cambio.