Las políticas de beneficios adicionales están estrechamente ligadas al entorno en los aspectos impositivo y legal. Cuando el marco regulatorio resulta claro y relativamente estable puede definirse, con mayor precisión, la política de beneficios. Pero cuando el contexto es de una relativa inestabilidad en materia impositiva, la toma de decisiones se complica y es aconsejable obrar con prudencia.

Resulta importante definir hasta qué punto y en qué casos la organización a la que pertenecemos va a actuar como proveedora o como facilitadora del acceso a ciertos beneficios adicionales por parte de sus empleados.

El más tradicional es el rol de la organización como proveedora de beneficios adicionales. Aquí es claro que los beneficios forman parte del paquete compensatorio. En el mercado local los beneficios adicio­nales más frecuentes están relacionados con almuerzos, automóvil, seguro de vida y asistencia médica y, con menor frecuencia, le siguen préstamos, planes de retiro, clubes y otros beneficios.

Cuando la organización actúa como facilitadora, se ocupa de que su personal tenga acceso a ciertos beneficios sociales, aglutinando intereses comunes y aumentando la capacidad de negociación para la contratación de servicios con fondos de los propios beneficiarios. Los casos más frecuentes en nuestro medio son la contratación de seguros de vida y la asisten­cia médica.

En este último caso, resulta muy habitual el sistema de contratación por "pool de aportes", en el cual se contratan los servicios de prestatarias médicas con los propios aportes de los empleados, pero colectivamente, lo que permite acceder a mejores planes de salud.

En los últimos años, esta modalidad se ha vuelto muy utilizada, a punto tal que la practican alrededor del 30% de las empresas del mercado, casi tanto como la cantidad de empresas que cubren parcial o totalmente el costo de la cuota individual de medicina prepaga.

Las perspectivas de este rol de las empresas resultan muy interesantes, dado que no solamente ayudan a mantener e incrementar la motivación y el sentido de pertenencia a la organización, sino también posibilita que la negociación se haga de manera más efectiva y a un costo relativamente bajo para la empresa y para el beneficiario.

Los beneficios flexibles

En los últimos tiempos se está hablando de la modalidad de beneficios llamados flexibles. Este tipo de planes de beneficios se viene utilizando en los Estados Unidos desde los primeros años de la década del '80 cada vez con mayor frecuencia. Básicamente, consiste en la posibilidad de optar por parte del empleado dentro de un menú de planes con diversas coberturas.

Los planes van desde aquellos que permiten agregar ciertas modificaciones a un plan de beneficios básico, hasta planes más complejos que involucran un amplio rango de elecciones en los beneficios tradicionales sobre seguros de vida e incapacidad, servicios médicos, viajes por vacaciones y otros beneficios.

Los beneficios flexibles pueden ayudar a las empresas a satisfacer las particulares y diversas necesidades de una fuerza de trabajo cada vez más diversificada, al proveer a sus empleados la posibilidad de elegir sus propios beneficios, Cabe destacar que en la mayor parte de los casos, en los Estados Unidos al menos, el costo se reparte entre el empleador y el empleado y por lo tanto la elección, por parte del futuro beneficiario, tiene que ver también con un tema de costos. Los temas clave, a la hora de pensar en planes de beneficios flexibles, son:

Elegibilidad

Tener en cuenta que la cobertura de algunos beneficios puede no ser inmediata, sino que requiere un tiempo variable de espera. En estos casos, hay que definir si el empleado deberá optar por todo el paquete de beneficios independientemente de la cobertura de alguno o algunos de ellos y, en este caso, habrá que prever si resultará necesario o no contar con un programa de cobertura para la transición.

La otra posibilidad es que se le ofrezca al beneficiario la suscripción a los beneficios a medida que estos se hagan elegibles para ellos. En este caso se debe tener en cuenta que se requiere una mayor carga administrativa.

Posibilidades de elección

Si bien los planes de beneficios flexibles aumentan la posibilidad de elección del empleado, puede ser necesario establecer algunas limitaciones para controlar elecciones adversas. Las restricciones serán necesarias o no de acuerdo a cómo se logre el equilibrio entre el costo que los beneficios le reporten a la empresa, las posibilidades en cuanto a la carga administrativa que involucran y la reacción adversa que estas restricciones puedan generar en la percepción del plan por parte de los empleados.

Comunicación

Un plan de beneficios cuidadosamente diseñado, puede fracasar si no es comunicado apropiadamente.

Es importante planificar la comunicación, estableciendo los objetivos y los medios que sean apropiados y estén dentro del presupuesto disponible. Al momento de establecer cómo vamos a comunicar el plan diseñado resulta de importancia fundamental conocer la opinión de los empleados. Encuestas, grupos testigo e incluso simulacros de suscripción, pueden ser herramientas muy útiles para identificar qué elementos se deberán tener en cuenta en la campaña de comunicación.

Generalmente se espera que los niveles gerenciales más altos hagan el anuncio oficial de lanzamiento del plan transmitiendo un mensaje que destaque los valores y las ventajas que tiene el nuevo plan.

Cuando la información a transmitir resulte demasiado complicada, puede ser de utilidad considerar la posibilidad de informar el plan en forma gradual para evi­tar la saturación.

Dependiendo de la cantidad de información a ser procesada, puede resultar de utilidad la instalación de un sistema de opciones telefónico o a través de la red informática para disminuir posibles errores y facilitar la comprensión. Se debe tener en cuenta que una vez que la etapa de suscripción haya sido completada, será necesario realizar seguimiento adecuado de la situación a través de confirmaciones de estado, actualizaciones y comunicación de novedades.

Por último, debemos tener en cuenta que un plan de beneficios flexibles no necesariamente debe implementarse en su totalidad en el primer año y, en algunos casos, una implementación gradual a lo largo de algunos años puede ayudar a su comunicación y administración.